Datenschutzerklärung

Diese ausführlichere Erklärung ergänzt die Kurzversion, die standardmäßig in den Mails enthalten ist, mit denen wir von der RSU aus zu Online-Meetings über Microsoft Teams einladen.

1. Umfang der Verarbeitung

Für die Teilnahme am Online-Meeting schicken wir Ihnen per E-Mail eine persönliche Einladung mit einem Einladungslink und einer Einwahlnummer für die Teilnahme per Telefon.

Teilnahme über Einladungslink
Um einem Online-Meeting über den Einladungslink beizutreten, ist die Angabe eines Namens nötig, anhand dessen Konferenzteilnehmer Sie in den Online-Konferenzraum eintreten lassen können. Die Angabe des Firmennamens ist hierfür ebenfalls hilfreich.
Auf Administrationsseite werden durch Microsoft technische Metadaten zu erfolgten Online-Meetings automatisch gespeichert, welche unter anderem die Teilnehmerzahl, Datum und Dauer des Meetings enthalten. Wenn Sie einen Microsoft 365-Account zur Teilnahme nutzen, werden Ihre User ID und Metadaten der Verbindung gespeichert.

Sollten Sie während eines Online-Meetings den Zugriff auf das Mikrophon bzw. die Videokamera Ihres Endgeräts nicht deaktivieren, werden Ton- und Videodaten verarbeitet und im Online-Meeting wiedergegeben – aber nicht gespeichert. Die Teilnahme ist auch bei deaktivierten Zugriff möglich. Die Deaktivierung kann jederzeit über die Schaltflächen mit den jeweiligen Symbolen erfolgen.
Sollten Sie während eines Online-Meetings im optionalen Gruppenchat Textnachrichten austauschen wollen, sind die Nachrichten für alle Teilnehmer des Online-Meetings sichtbar.
Sollten Sie die optionale Funktion „Bildschirm übertragen auswählen“ nutzen, wird der angezeigte Bildschirminhalt Ihres Endgeräts im Online-Meeting geteilt und damit allen anderen Teilnehmern angezeigt. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Bildschirminhalt keine sensiblen Informationen enthält. Die Funktion kann über die entsprechende Schaltfläche jederzeit wieder deaktiviert werden.

Teilnahme über Telefon
Wenn Sie über Telefon an dem Online-Meeting teilnehmen, beachten Sie bitte, dass Ihre Telefonnummer für die anderen Teilnehmer sichtbar ist.

2. Rechtsgrundlage für Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Durchführung von Online-Meetings und der damit verbundenen Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Vertragsdurchführung/-anbahnung) i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO: Online-Meetings dienen der Vertragsanbahnung oder -durchführung, letzteres beispielsweise in Form von Gremiensitzungen gemäß den RSU-Statuten oder der vertraglich vereinbarten Abstimmung von fachlichen, technischen oder rechtlich-regulatorischen Fragen. Online-Meetings werden mit Vertragspartnern (oder Interessenten) als Alternative zum Präsenztermin vereinbart. Online-Termine können aber auch Präsenztermine ersetzen, die aus Gründen des Gesundheitsschutzes nicht durchgeführt werden dürfen oder können.
In diesem Zuge besteht unser berechtigtes Interesse im effektiven Informationsaustausch und verbesserter Kommunikation mit Hilfe von Online-Meetings, da diese das Teilen von Unterlagen, die Identifikation des Sprechenden und – bei Nutzung der Videofunktion – auch non-verbale Kommunikation ermöglichen.

3. Zweck der Verarbeitung

Daten zu Ihrem genutzten Endgerät, Betriebssystem und Browser werden in unserem Auftrag von Microsoft nur zum Zweck der Bereitstellung, Optimierung und Absicherung des Dienstes Microsoft Teams verwendet. Ihr angegebener Name wird zum Zweck der Identifizierung im Online-Meeting verwendet. Übertragene Video- und Audiodaten werden zum Zweck der Durchführung des Online-Meetings verarbeitet, aber nicht gespeichert.

4. Datenübermittlung in Drittstaaten

Es erfolgt keine Datenübermittlung in Drittstaaten; laut dem Lizenzvertrag der RSU werden Daten ausschließlich auf Microsoft-Servern mit Standorten in der EU verarbeitet.

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihren angegebenen Namen/Firmennamen für 6 Monate in technischen Reports über die Nutzung der Anwendung/Software. Daten auf Ihrem Endgerät bleiben bis zur Löschung Ihrer Browserdaten erhalten.

6. Widerspruchsmöglichkeit

Wie oben beschrieben, können Sie telefonisch an der Webkonferenz teilnehmen. Dann werden keine Daten von Ihnen erfasst.
Bei weiteren Fragen können Sie sich an unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten wenden.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter Datenschutzbeauftragter@rsu.one oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“ sowie telefonisch unter 089/442340-0.